Integritetspolicy

1. Information vi samlar in

För att kunna erbjuda en effektiv och säker tjänst samlar vi in följande typer av information:

• Kontoinformation: Namn, e-postadress och företagsinformation när du registrerar dig.
• Användningsdata: Information om hur du interagerar med plattformen, inklusive inloggningstider och använda funktioner.
• Dokumentdata: De dokument du väljer att ladda upp krypteras på applikationsnivå innan de lagras. Varje dokument har en unik krypteringsnyckel. Filer lagras på servrar inom EU/EES med ytterligare kryptering i vila.
• Identitetsverifiering: Om du loggar in med elektronisk identifiering (e-legitimation) kan vi samla in nationella identitetsnummer. Dessa krypteras omedelbart och lagras aldrig i klartext. De visas inte i gränssnittet utan är enbart tillgängliga vid juridisk export med projektägarens behörighet.

2. Hur vi använder din information

Vi använder den insamlade informationen för att:

• Tillhandahålla, underhålla och förbättra GemerAI-plattformen.
• Personalisera din upplevelse och leverera relevant innehåll.
• Kommunicera med dig gällande uppdateringar, support och säkerhetsmeddelanden.
• Säkerställa efterlevnad av våra användarvillkor och gällande lagstiftning.
• Genomföra elektroniska signaturer och upprätthålla en juridisk granskningslogg.

3. Datasäkerhet och Lagring

Säkerhet är kärnan i allt vi gör. Alla uppladdade dokument skyddas med flerskiktad kryptering:

• Applikationskryptering: Varje dokument krypteras med en unik nyckel (envelope encryption). Dokumentnycklar skyddas av en separat huvudnyckel som hanteras i en dedikerad nyckelhanteringstjänst.
• Lagringskryptering: Ytterligare kryptering i vila på servern.
• Transportkryptering: All datatrafik sker via HTTPS/TLS.

Dina dokument och personuppgifter lagras i vila inom EU/EES. AI-analysen och omvandlingen av text till sökbara vektorer sker dock i dag hos OpenAI i USA, se avsnitt 6.

4. Elektroniska signaturer

GemerAI erbjuder elektronisk signering av dokument via en certifierad tredjepartsleverantör. Beroende på dokumenttyp används olika signeringsnivåer:

• Avancerad elektronisk signatur med e-legitimation för kontrakt och avtal.
• Autentisering med e-legitimation för ÄTA-ordrar och besiktningsprotokoll.
• Enkel elektronisk signatur (namn, tidsstämpel, IP-adress och dokumenthash) för dagboksanteckningar och leveranser.

Signeringsbevis lagras krypterat och kan exporteras för juridisk granskning av projektägare.

5. Granskningslogg och Spårbarhet

Vi upprätthåller en fullständig, oföränderlig granskningslogg (audit trail) för alla säkerhetsrelevanta händelser. Detta inkluderar inloggningar, dokumentvisningar, nedladdningar, uppladdningar, delningar, signeringar och projektändringar. Loggen innehåller tidsstämpel, anonymiserat användar-ID, åtgärd och resurs — men aldrig känslig persondata i klartext. Projektmedlemmar kan se loggen för sina egna projekt.

6. Underleverantörer

Vi anlitar ett begränsat antal underleverantörer för att tillhandahålla Tjänsten, bland annat för fillagring, databas, identitetsverifiering, elektronisk signering och dokumentsökning. Handlingarna lagras i datacenter i Stockholm och sökindexet i Irland, inom EU. AI-analysen och omvandlingen av text till sökbara vektorer sker dock i dag hos OpenAI i USA: innehållet skickas som underlag för den enskilda frågan, används inte för att träna OpenAI:s modeller och kan sparas i OpenAI:s logg för missbruksövervakning, normalt i upp till 30 dagar, med de undantag OpenAI anger: när lag kräver längre lagring eller när det behövs för att skydda mot missbruk eller skada. Överföringen sker med EU:s standardavtalsklausuler. Vilka underleverantörer som behandlar vilka uppgifter framgår av vår publicerade underbiträdesförteckning (gemerai.com/subprocessors).

Cookies och felövervakning

Vi håller cookies och lokal lagring till ett minimum. Vi använder inga marknadsförings- eller annonskakor och delar inga uppgifter med annonsnätverk.

• Nödvändiga (alltid aktiva): en krypterad inloggningscookie (httpOnly) samt lokal lagring för din session, ditt språkval och ditt cookie-val. Dessa krävs för att tjänsten ska fungera och kräver inget samtycke.
• Analys och prestandaspårning: används inte. Vi samlar inte in prestandadata från din webbläsare och lagrar ingenting på din enhet för analysändamål. Därför finns ingen samtyckesruta att ta ställning till.
• Grundläggande felrapportering: för drift- och säkerhetsändamål registrerar vi tekniska fel (utan personuppgifter, IP-adress eller dokumentinnehåll) med berättigat intresse som rättslig grund, även om du avböjer analys. Du kan invända mot denna behandling.

7. Dina Rättigheter enligt GDPR

I enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter.
• Begära korrigering av felaktiga uppgifter.
• Begära radering av dina uppgifter ("rätten att bli bortglömd").
• Invända mot eller begränsa behandlingen av dina uppgifter.
• Begära dataportabilitet för att flytta dina data till en annan tjänst.
• Lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

8. Kontaktuppgifter

Om du har frågor om vår integritetspolicy eller hur vi hanterar dina data, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på:
privacy@gemerai.com